Description du poste
- Assurer la gestion et le suivi des dossiers au Secrétariat de Direction.
- Mise à jour du calendrier prévisionnel des réunions
- Continuité des CODIR
- Gestion des congés, évaluations des directeurs adjoints
- Assurer entre la direction et les différents services du CHOR et de l’EPSMR, la diffusion des directives et la collecte des informations nécessaires au suivi des dossiers
- Assister le responsable dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction
- Participer aux réunions de direction : prise de notes et rédaction des relevés de conclusion
- Organiser les réunions stratégiques (préparer les dossiers et assurer la logistique)
- Préparer les dossiers courants (assistanat classique : rédaction, mise en forme, classement informatique et physique)
- Assurer le suivi administratif des affaires en cours et des courriers arrivants et sortants (suivi des échéances, tableau de suivi)
- Intervenir sur tous les dossiers d’actualité qu’aura à gérer la direction générale (frappe de document, mise en forme, préparation de dossier)
Autres détails
Profil recherché
Savoir / Expérience
- Une solide expérience en secrétariat et assistanat
- Une connaissance du milieu hospitalier est souhaitée
Savoir faire
- Des qualités de rédaction et de synthèse
- Suivre avec rigueur les dossiers courants
- Connaissance sur les techniques et protocoles
- Maîtrise du Pack Office
- Planification des réunions
Savoir être
- Discrétion, dynamisme, pragmatisme
- Capacité d’écoute – disponibilité, sens du service, aisance relationnelle
- Polyvalence, rigueur, calme et patience
- Capacité d’alerte de la hiérarchie
- Capacité à hiérarchiser les priorités
- Capacité à travailler en équipe
Description de l'établissement
L'Etablissement Public de Santé Mentale de la Réunion assure la prévention, l'hospitalisation et le suivi après hospitalisation pour les patients des territoires de santé Nord, Ouest et Est du département (population du bassin concerné : plus de 540 000 habitants). Il dispose de 532 lits et places répartis sur deux sites d'hospitalisation complète (Grand Pourpier et Bras Fusil) et sur une quarantaine d'autres structures dont : - 14 hôpitaux de jour, - 15 Centre Médico-Psychologiques, - 3 Centres d'Accueil Thérapeutiques à Temps Partiel, - 2 Unités d'Accueil Psychiatrique dans les hôpitaux généraux - 2 Unités d'Hospitalisation de Courte Durée, - 1 Etablissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad), - 1 Service médico-social d'accueil pour les adultes handicapés, - 1 Maison des adolescents (Kaz'Ados Saint-Denis), - 1 Centre de ressources pour auteurs de violences sexuelles, - 1 unité de psycho-traumatologie, - 1 Centre d'appui en réhabilitation, - 1 Service médico-psychologique régional (en milieu carcéral).